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Riunioni in ufficio

26-09-2016

La riunione è uno strumento utilissimo per l’organizzazione del lavoro e delle attività, ma a condizione che siano organizzate e gestite bene.

1. Ordine del giorno. La riunione deve avere un canovaccio, quindi un ordine del giorno organizzato per punti che verranno trattati. Di ciascuno dovrà essere fatta una stima dei tempi necessari per la trattazione e magari anche un ordine di priorità. L’ordine del giorno deve essere comunicato ai collaboratori anticipatamente, magari via email.

2. Timing. Ogni riunione deve avere un orario di inizio e di fine ben preciso. Non basta. Tali orari devono essere rigorosamente rispettati dai partecipanti.

3. Location. Le riunioni vanno tenute sempre in sala riunione. Cattiva abitudine, invece, è tenerle una volta da te in ufficio, una volta da me, un’altra in corridoio davanti alla macchinetta del caffè.

4. Gestione. Perché la riunione non diventi una bolgia, uno scontro frontale, uno sfogatoio, è necessario che sia incaricata una persona (di solito è il più alto in grado) di gestire e coordinare la riunione.

5. Regole di condotta. Perché una riunione funzioni è necessario che abbia delle regole di comportamento ben precise conosciute e rispettate da tutti. Vediamone alcune: in riunione non si porta il cellulare; in riunione non si portano computer o quant’altro non serva alla riunione; gli orari si devono rispettare religiosamente; etc. 

 

Fonte: www.vanityfair.it